Varahaldustarkvara organisatsiooni varade ülevaateks
Varahalduse küsimus ei ole „kuidas seda üht seadet hooldada?“. Küsimus on: millised varad organisatsioonil on, millises osakonnas või kabinetis need asuvad ja milline on nende olek.
Varahaldus on tervikpilt, mitte ühe objekti kaart
Organisatsioonil on tavaliselt rohkem kui „see üks seade“. On ruumid, osakonnad, kabinetid ja objektid eri olekus. Varahaldustarkvara ülesanne on hoida see portfell koos, et juht ei peaks küsima kolmelt inimeselt kolme faili.
Seadmete haldus räägib konkreetsest seadmest: identifitseerimine, QR, tehniline ajalugu. See leht räägib struktuurist nende ümber.
Varade register ja kategooriad
Register on nimekiri, milles igal real on objekt. Kategooria ütleb, mis tüüpi vara see on. Ilma kategooriata on 500 rida ühes hunnikus. Kategooriatega saab vaadata näiteks ainult tehnosüsteeme või ainult inventari, mida tuleb üle anda.
Kirje juurde kuuluvad ka seerianumber, ostuinfo ja dokumendid. Need ei ole „seadme hoolduse detailid“, vaid tõendid, et objekt on üldse see, mis registris kirjas.
Osakonnad, kabinetid ja hoolduspartner
Inventra paigutab seadme osakonda ja kabinetti. See on seadme asukoht. Varuosadel on eraldi lao asukohad. Kui osakond või kabinet puudub, on register nimekiri ilma kaardita.
Seadmele ei saa määrata kasutajast vastutajat. Hoolduspartner on seotud seadmega, kui hooldust teeb väline osapool. Töökäsu või hoolduse määratud kasutaja on töö juures, mitte seadme kirje väli.
Olek, ostuinfo ja elutsükkel
Vara ei ole igavesti aktiivne. Olek näitab, kas objekt on aktiivne, hoolduses, rikkis või kasutusest maas. See ei ole excellent/good/fair tüüpi seisukord – Inventra püsitab olekut, mitte sellist skaalat.
Ostukuupäev, hind, garantii ja tarnepartner aitavad otsustada, kas objekt on veel väärt hooldamist või tuleb maha kanda. Elutsükkel on see jada, mitte ainult viimane hooldustöö. Hooldus saab vara külge kinnituda – see on kirjas CMMS tarkvara kategoorias – aga elutsükkel algab ostust, mitte rikkest.
QR-koodid ja inventuur kuuluvad samasse registrisse
QR ei asenda varahaldust. See on viis avada sama kirje kohapeal. Inventuur kontrollib, kas asukoht ja olemasolu klapivad registriga. Kui inventuur elab eraldi Excelis, on tervikpilt jälle katki. Vaata inventuuritarkvara.
Excel vs varahaldustarkvara
Siin ei ole küsimus ühe seadme QR-koodis. Küsimus on selles, kas kogu organisatsiooni pilt püsib koos, kui inimesed ja asukohad muutuvad.
Mitme asukoha puu
Exceli varade nimekiri: Veerud ja filtrid, mis lagunevad, kui keegi ridu kopeerib.
Varahaldustarkvara: Osakond, asukoht, kabinet ja ladu on struktuur, mitte vaba tekst.
Osakond ja kabinet
Exceli varade nimekiri: Nimi lahtris, mida keegi ei uuenda pärast liikumist.
Varahaldustarkvara: Osakond ja kabinet on kirje osa. Töö määratakse kasutajale või hoolduspartnerile eraldi.
Mitu muutjat
Exceli varade nimekiri: Fail lukustub või tekib „lõplik_v3_uus.xlsx“.
Varahaldustarkvara: Üks register, rollidega. Audit näitab, kes muutis.
Olek üle portfelli
Exceli varade nimekiri: Rikkis ja mahakantud objektid jäävad aktiivsete sekka.
Varahaldustarkvara: Olek on filtritav üle kogu nimekirja.
Inventuur ja hooldus
Exceli varade nimekiri: Eraldi tabelid, mis lähevad kohe lahku.
Varahaldustarkvara: Sama kirje, millel on osakond, kabinet ja seotud tööd.
Kuidas alustada
Alusta osakondadest ja kabinettidest, siis kanna sisse varad, mis on kriitilised või kergesti kaduvad. Ära alusta 5000 tühja reaga. Paketid on hinnastuse lehel.
Korduma kippuvad küsimused
Mis on varahaldustarkvara?
+
Mis on varahaldustarkvara?
See on süsteem organisatsiooni varade ülevaateks: mis on olemas, millises osakonnas või kabinetis see asub ja milline on olek. Fookus on portfellil ja struktuuril, mitte ühe seadme hooldustöödel.
Mille poolest see erineb seadmete haldusest?
+
Mille poolest see erineb seadmete haldusest?
Seadmete haldus keskendub konkreetsele seadmele: QR, tehniline ajalugu, dokumendid seadme kaardil. Varahaldus vaatab kogu organisatsiooni: osakonnad, kabinetid, kategooriad ja elutsükkel üle paljude objektide.
Kas varahaldus hõlmab ainult seadmeid?
+
Kas varahaldus hõlmab ainult seadmeid?
Ei. Registrisse saab kanda seadmeid ja muud inventari, mis vajab osakonda, kabinetti ja olekut. Kategooriad aitavad erinevaid varaklasse eristada.
Millist ostuinfot saab vara juurde panna?
+
Millist ostuinfot saab vara juurde panna?
Ostukuupäev, ostuhind, tarnepartner, garantii ja seerianumber kuuluvad kirje juurde. Need aitavad otsustada, kas objekt on alles garantiis või kasutusest maas.
Kuidas varahaldus seostub inventuuri ja hooldusega?
+
Kuidas varahaldus seostub inventuuri ja hooldusega?
Inventuur kontrollib, kas register klapib tegelikkusega. Hooldus kinnitub vara külge, aga ei asenda ülevaadet, kellel mis on. Inventra hoiab need samas registris.
Kas Excelist piisab varahalduseks?
+
Kas Excelist piisab varahalduseks?
Väikese nimekirja alustamiseks jah. Kui osakondi, kabinette ja muudatusi on palju, hajub tervikpilt failiversioonides. Tarkvara hoiab ühte registrit, mida mitu inimest saab kasutada.
Juhendid
Seotud lehed
Vaata, kuidas Inventra sinu varad ja hooldused ühte kohta toob
Alusta tasuta kontoga või küsi hinnapakkumist. Inventra sobib organisatsioonidele, kellel on seadmeid või varasid, mida tuleb registreerida, hallata ja hooldada.