Inventuur: kas register klapib tegelikkusega?
Inventuuri probleem ei ole uue nimekirja tegemine. Probleem on kinnitus: kas kõik registris olevad varad on päriselt olemas ja kas osakond või kabinet klapib sellega, mis kohapeal on.
Mida Inventra inventuuris tegelikult teeb
Inventra ei ole eraldi inventuurirakendus loendussessiooni nimekirjaga, kus süsteem ise ütleb „skaneerimata = puudu“. See, mis olemas on: varade register osakonna ja kabinetiga, QR-kood, mis avab sama kirje, ja võimalus asukohta või olekut kohe parandada.
See on piisav, kui inventuuri eesmärk on kinnitada ja korrastada sama registrit, mitte pidada teist nimekirja. Eeldus on varahaldustarkvara: ilma osakondade ja kabinettideta ei ole midagi kontrollida.
Kuidas inventuuri ette valmistada
- Veendu, et registris on nimi, osakond ja kabinet. Tühi rida ei ole kontrollitav.
- Prindi või kleebi QR-koodid objektidele, mis peavad olema leitavad.
- Leppi kokku, millist asukohta täna kontrollid. Kogu maja korraga on 5000 objekti puhul kaose allikas.
- Võta kaasa ligipääs kirjele – telefon või tahvel QR-skannimiseks.
Kohapeal: tuvastamine, osakond, kabinet
QR avab vara või seadme kaardi. Seal on näha, milline osakond ja kabinet registris kirjas on. Kui ruum ei klapi, paranda asukoht. Kui hooldaja on vahetunud, uuenda hoolduspartner. Kui objekt on rikkis, muuda olekut.
Seadme kaardi väljad ja QR-voog on kirjas seadmete halduse lehel. Inventuuri lisaväärtus on distsipliin: sa ei kopeeri ridu uude tabelisse, vaid korrastad sama kirjet.
Puuduvad, vales kohas ja uued varad
- Vale asukoht. Kõige tavalisem „kadumine“. Objekt on olemas, register valetab. Paranda asukoht.
- Puuduv objekt. Registris on, kohapeal ei ole. Märgi olek või märkus. Inventra ei tee seda automaatselt skaneerimata ridade põhjal.
- Uus objekt. Leitud, aga registris ei ole. Lisa kirje osakonna ja kabinetiga, muidu kordub sama järgmisel korral.
Ajalooline jälg tuleb sellest, et muudatus jääb kirjele, mitte paberi servale. Kes ja millal täpselt asukohta muutis, sõltub auditist ja õigustest – mitte eraldi inventuurilogist.
50, 500 ja 5000 vara
50 objekti saab paberiga üle käia. 500 juures ununeb, milline leht on õige. 5000 juures on QR ja asukohapuu ainsad asjad, mis hoiavad kontrolli ruumi kaupa. Maht ei nõua teist toodet. See nõuab, et register oleks enne kohale minekut korras.
Excel ja paberinventuur vs register + QR
Nimekiri
Paber / Exceli loendus: Kopeeritakse eraldi lehele. Kahe nädala pärast on register juba teine.
Sama register + QR: Töötad samade kirjetega, mis igapäevaselt kasutusel on.
Tuvastamine
Paber / Exceli loendus: Nime või numbri otsimine, sarnased objektid lähevad sassi.
Sama register + QR: QR avab selle kaardi, mis koodiga seotud on.
Vale asukoht
Paber / Exceli loendus: Märgitakse pliiatsiga. Keegi kannab hiljem üle – või ei kanna.
Sama register + QR: Asukoht parandatakse kirjel kohe.
Tulemus
Paber / Exceli loendus: Teine fail, mida keegi ei ühenda osakonna ega kabinetiga.
Sama register + QR: Register ise on tulemus. Järgmine hooldus näeb sama asukohta.
See ei tee paberit kasutuks väikeses ruumis. See ütleb, kus paber laguneb: kopeerimisel ja tagasikandmisel.
Seos CMMS-iga
Inventuur ei asenda CMMS tarkvara. See on kontrollikiht sama registri peal. Kui asukoht on vale, läheb ka hooldustehnik valesse ruumi. Paketid on hinnastuse lehel.
Korduma kippuvad küsimused
Kas Inventras on eraldi inventuurisessiooni moodul?
+
Kas Inventras on eraldi inventuurisessiooni moodul?
Ei. Eraldi „oodatud vs leitud“ loenduskampaaniat ei ole. Inventuur tehakse sama varade registri ja QR-kaartide pealt: objekt tuvastatakse, osakond ja kabinet kontrollitakse, kirje vajadusel uuendatakse.
Kuidas QR aitab inventuuri?
+
Kuidas QR aitab inventuuri?
QR avab selle vara kaardi, mis koodiga seotud on. Nime järgi otsimist on vähem ja kahe sarnase objekti äravahetamine on raskem.
Mida teha, kui vara on vales ruumis?
+
Mida teha, kui vara on vales ruumis?
Ava kirje, vaata registris olevat asukohta ja paranda see. Nii ei jää „kadunud“ objekt nimekirja, kuigi ta on teises kabinetis.
Mida teha puuduva või uue varaga?
+
Mida teha puuduva või uue varaga?
Kui objekt on registris, aga kohapeal ei ole, tuleb olek või märkus uuendada – süsteem ei märgi puudumist automaatselt skaneerimata jätmise järgi. Kui objekt on füüsiliselt olemas, aga registris ei ole, lisatakse uus kirje.
Kas see on sama mis varuosade ladu?
+
Kas see on sama mis varuosade ladu?
Ei. Varuosade laoseis on eraldi moodul. See leht räägib varade ja seadmete olemasolu kontrollist, mitte osade kogusest riiulil.
Kas 50, 500 ja 5000 vara puhul on loogika sama?
+
Kas 50, 500 ja 5000 vara puhul on loogika sama?
Jah. Vahe on selles, kas register, asukohad ja QR on enne kohale minekut paigas. Paberil nimekiri laguneb mahu kasvades kiiremini.
Juhendid
Seotud lehed
Vaata, kuidas Inventra sinu varad ja hooldused ühte kohta toob
Alusta tasuta kontoga või küsi hinnapakkumist. Inventra sobib organisatsioonidele, kellel on seadmeid või varasid, mida tuleb registreerida, hallata ja hooldada.